+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
ГлавнаяАвтошколаПравила хранения кадровых документов в организации

Правила хранения кадровых документов в организации

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи. Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения. Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов. При этом важно соблюдать установленные сроки хранения кадровой документации в организации. Как это правильно и функционально организовать, расскажем в данной статье. По закону, все работодатели должны обеспечить надлежащее хранение кадровой документации ч. Для этих целей формируются дела. Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел.

Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению. При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации одобрены решением Коллегии Росархива от На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими.

Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер. Существуют определенные правила формирования дел кадровой документации. Правило 1. Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Правило 2. Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы. Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году. Правило 7. В деле должно быть не более листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.

С 13 марта года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет. Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем ст. Например: трудовой договор контракт , приказы распоряжения о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.

Группа 2. Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности. Среди них: соглашения, приказы распоряжения о переводе на другую работу, о совмещении профессий должностей , об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.

Группа 3. Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности. В частности, приказы распоряжения о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т. Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет пп.

При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:. По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 75 лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.

Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает , то дело делится на тома например, том 1, том 2 и т. Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т. Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности. Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов — по алфавиту.

Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально — правовых запросов экс-работников. Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе. В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:.

После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Утверждается акт руководителем организации.

Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности. Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным свыше 10 лет и постоянным сроком хранения.

В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком. Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения.

Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг.

Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии. Все права защищены. Настоящий сайт не является средством массовой информации. После регистрации Вы сможете читать материалы на сайте, а еще в подарок мы вышлем Вам ссылку на вебинар!

Подписка 8 Подпишитесь по акции на журнал "Справочник кадровика". Электронные трудовые: что нужно знать кадровику. О журнале Ввести код доступа Подписка 8 А еще Статьи Кадровое делопроизводство и документы. Хранение кадровых документов в организации Темы: Кадровое делопроизводство и документы Новое в законодательстве Актуальные статьи.

Автор: Чиркина Татьяна. Главный редактор портала pro-pesonal. Скачайте документы из статьи Сроки хранения документов в архиве организации в году: таблица DOC файл. Читайте по теме в электронном журнале. При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях: 50 75 лет о них мы говорили в предыдущем разделе ; 5 лет приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов: Стадия 1. Текущее хранение хранение в делопроизводстве. Стадия 2. Архивное хранение хранение в архиве. Что пригодится кадровикам, если работник пойдет в суд Какие пункты добавить в должностные инструкции до 1 января Дела кадровика: ноябрь Не увольняйте так работников в году Как регистрировать документы и доказать, что это нужно компании Как проверить на ошибки и обновить расчетные листки Как перевести во время декрета, чтобы угодить Минтруду.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Работодателей обяжут требовать с работников заявления о переходе на электронную трудовую. В России вводят дистанционные медосмотры. Медсправки для получения водительских прав переведут в электронный формат.

С нового года пенсии поднимут не всем. Статьи по теме. МРОТ в Нижегородской области в году. МРОТ в Курской области в году. МРОТ Ростовская область. МРОТ в Самарской области в году. Вопросы по теме. Как оформить работу врачей в военкоматах. Может ли работодатель потребовать от работника предоставить ему трудовую книжку. Как табелировать праздничные дни, приходящиеся на период отпуска. Какие сведения включаются в трудовой договор в составе условия об обязательном социальном страховании.

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Уведомление об изменении существенных условий трудового договора образец. Инструкция по охране труда. Как оформить сверхурочную работу. Сокращение штата или численности в чем разница. Трудовой договор с сезонным работником - образец.

Номенклатура дел: сроки хранения документов . Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в году. Скачать.

Хранение кадровых документов в организации 2019

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Приказом Минкультуры РФ от Ниже приводим извлечение из этого документа. Согласовано Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября г. Перечень включает типовые управленческие архивные документы далее - документы , образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций далее в тексте - организаций при осуществлении однотипных общих для всех или большинства управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация. В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

Сроки хранения кадровых документов

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте года в статью Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия.

Все организации обязаны обеспечить надлежащее хранение кадровых документов.

Хранение кадровых документов

Готовые шаблоны с ответами по горячим следам камеральных проверок. Сформировать кадровые документы онлайн. Чтобы далеко не уходить в анализ существующих норм и изложить материал доступно, начнем с принципиально важной нормы:. Из закона вытекает, что создание архива в организации относиться к ее праву, а вот обеспечение сохранности документов к обязанности. Кроме вышеперечисленных норм есть еще ряд подзаконных актов, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации — это требование. Дело в том, что, по сути, кроме архивного способа хранения документов иных способов нет.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения. Номенклатура дел НД должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это расшифровка — экспертно-проверочная комиссия комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на год с новыми сроками хранения.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено.

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения — уничтожению. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:. Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

.

.

.

.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Оксаночка К.

    Хранение кадровых документов - suhanovo-pravda.ru